お客様対応事例

「問い合わせたのに、折り返しの電話がなかなか来ない」——そんなとき、放っておかれたのかなと不安になりますよね。
でも多くの場合、原因はすれ違いや連絡先の行き違いで、決して後回しにされているわけではありません。
ここでは、折り返しが来ないときに考えられる原因と、確実に連絡を取り直すための方法を、実際のご相談をもとにお答えします。
※以下の事例は、お客様が特定されないよう地域名・金額の詳細などを伏せて一般化しています。

折り返しが来ないときに考えられる原因

お問い合わせをいただいた後、私たちは順番にお電話やご連絡を差し上げています。それでも折り返しが届かないときは、次のような行き違いが起きている場合がほとんどです。

  • お電話のすれ違い(こちらからお掛けした時間にご不在で、留守番電話に気づかれていない)
  • 着信設定の関係(知らない番号や非通知を自動で拒否する設定になっている)
  • 連絡先の行き違い(お伝えいただいたお電話番号やメールアドレスが一文字違っていた)
  • お問い合わせのタイミング(担当が外に出ていて、折り返しに少しお時間をいただいている)

いずれの場合も、放置しているわけではありません。もし一日ほど待っても連絡がないときは、遠慮なく公式LINEやお電話でもう一度ご連絡ください。行き違いがこちらの確認不足で起きることもありますので、そのときはお詫びして、すぐに連絡を取り直します。

実際のご相談から(5つのケース)

ケース1:折り返しに出られず、LINEで連絡を取り直した方

お電話の折り返しを差し上げた時間にご不在で、そのまま行き違いになりそうだったご相談でした。

らくサポからは、留守番電話にひと声を残したうえで、続けて公式LINEで日程のご提案などの詳細をお送りし、ご都合のよい時間に読み返していただけるようにしました。

対応結果:LINEを読んだお客様から改めてお返事をいただき、すれ違うことなくお話を進められました。

ケース2:ご自身から電話したがつながらず、LINEで折り返しを頼んだ方

お客様の方から当社にお電話くださったものの、その時はつながらず、「折り返してほしい」と公式LINEに書き添えてくださったご相談でした。

らくサポからは、LINEのメッセージに気づき次第、改めてお電話の折り返しを差し上げる旨をお返しし、つながりやすいご希望の時間帯も伺いました。

対応結果:LINEで一報をいただけたことで、お電話がすれ違っても確実に連絡を取り直せました。

ケース3:伝えた電話番号が一文字違っていた方

折り返しのお電話がつながらず、なぜ届かないのか分からないというご相談でした。

らくサポからは、折り返しがつながらなかったことを公式LINEでお伝えしたところ、お客様が「番号が間違っていた」とお気づきになり、正しいお電話番号を教えてくださいました。

対応結果:番号の取り違えが分かり、改めての折り返しでスムーズにお話を続けられました。

ケース4:担当が外出中で、先にLINEで要件を送った方

お問い合わせをいただいたものの、担当がちょうど外に出ており、すぐにお電話の折り返しができない状況でした。

らくサポからは、お電話の折り返しの前に、まず公式LINEでお見積りに必要な項目をお伝えし、お客様のご都合のよいときに確認いただけるようにしました。

対応結果:お電話を待つ間も手が止まらず、テキストのやり取りでお話を前に進められました。

ケース5:午前中の折り返しが届かず、担当者を確かめて改めて約束した方

午前中に「折り返します」とお伝えしたのに連絡が来ない、どうなったのか確かめたいというご相談でした。

らくサポからは、記録から前回対応した担当者を特定し、状況を確認したうえで改めて折り返しをお約束しました。窓口は同じ番号でも日によって担当が変わるため、担当者の名前もお伝えしました。

対応結果:宙ぶらりんだったお返事の見通しがはっきりし、安心してお待ちいただけました。

折り返しが来ないときにできること

  • 一日ほど待っても連絡がないときは、公式LINEで「先ほど問い合わせた件、まだ連絡がありません」と一言お送りください。行き違いをすぐに埋められます
  • お電話でご連絡いただく場合は、日中の時間帯だとつながりやすくなります(ご相談の受付は年中無休で承っています)
  • お伝えいただいたお電話番号やメールアドレスを、もう一度ご確認ください。一文字の違いで届かないことがあります
  • 知らない番号や非通知を拒否する設定にしている場合は、一時的に解除いただくと折り返しに気づきやすくなります

まとめ

折り返しが来ないときは、その多くがちょっとしたすれ違いや連絡先の行き違いです。決して後回しにしているわけではありませんので、どうか気兼ねなく、公式LINEかお電話でもう一度お声がけください。行き違いがあればこちらからお詫びして、すぐに連絡を取り直します。「連絡がつかないまま」で不安を抱え込まずに済むよう、確実にお返事をお届けします。

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