北海道函館市の墓じまいで「ぼちこうい申請書を出すように言われた」役所のご案内を、行政の書類の整理として中立にお伝えしたLINEのお流れ

私たちらくサポが大切にしていること

私たち「らくサポ」が、毎日のご相談で大切にしていることがあります。

それは、「お客様にとっていちばん良い形を、お客様と一緒に考える」ということです。

仏壇のお片付け、お墓のこと、ご実家の整理——終活まわりのご相談は、人生のなかでも数えるほどしかない、誰にとっても初めての出来事です。
だからこそ「何から手をつければいいか分からない」「これくらいの規模で、いくらかかるものなのか想像もつかない」というお声を、私たちは毎日のように頂きます。

そんなときに心がけているのは、専門家として、ご要望をそのまま受け取るのではなく、本当に必要なことは何かを一緒に整理する ことです。

ときには「これはご自身でも十分できますよ」とお伝えすることもあります。
本当はご自身でできることまで、当社の売上のためにお引き受けすることはいたしません。

その代わり、私たちがお手伝いした方が良いと判断したご相談は、適正価格で、最後まで責任を持ってお預かりいたします。
担当する作業者の手配も、お寺様や市役所とのやり取りも、お客様のご負担にならない形でお引き受けします。

本ページでは、実際にご相談いただいたお客様の事例をもとに、私たちがどのようにお話を伺い、どのようにご一緒に答えを見つけているのかをご紹介します。
同じようなお悩みをお持ちの方にとって、ひとつでも参考になれば嬉しく思います。

はじめに

墓じまいの件で伺いたいことがあります まず墓地行為申請書を出すように言われたんですけど… 契約したら、すぐに出せるものなのでしょうか？

これは、2025年11月のある朝、北海道函館市にお住まいのご相談者様が、私たちの公式LINEへ最初にお送り下さった、墓じまいのご相談の三つのお言葉でした。
市役所の支所への改葬許可証の提出のお話のなかで、「まずは墓地行為申請書を出すように言われた」というご案内を、お役場の方から頂かれた段階での、ご相談の始まりです。

ご相談者様のお墓は、北海道函館市内のお墓に建つお墓です。
改葬許可証を市役所の支所に提出されようとされたところ、お役場の方から 「まずは墓地行為申請書（ぼちこうい申請書）を出すように」「業者が分かっているはずですから、まずは業者にご相談ください」 という、書類の順番と業者選定のご案内を頂いた——これが、ご相談のいちばん最初のお気持ちでした。

本記事は、 北海道函館市内のお墓のお片付けのご相談で、お役場の方からご案内を頂いた「墓地行為申請書」が、行政の書類の整理として何を指すのかを、ご相談者様とご一緒にお整理し、業者選定までお引き受けする段階へお進みになる までの、2025年11月のある朝から2026年1月の中旬までの、約2か月間のLINEのやり取りの全記録です。
役所のご案内を「不明瞭」と評するのではなく、 行政の書類の整理として中立にお伝えする ことを、いちばん大切にした最初のやり取りです。

事例の前提となる主な情報を整理すると、次のようになります。

項目	内容
ご相談の始まり	2025年11月のある朝（公式LINEのご相談フォーム）
ご相談者様のお墓のご所在地	北海道函館市内のお墓
ご相談者様のご希望	お墓のお片付け（改葬許可証の市役所提出と業者選定）
役所のご案内	「まずは墓地行為申請書（ぼちこうい申請書）を出すように」／「業者にご相談ください」
私たちのご対応	「墓地行為申請書」が行政の書類の整理として何を指すかの中立のお伝え／改葬手続きに必要な書類の一般的な組み合わせのご共有／業者選定のお引き受け
やり取りの長さ	約2か月間（2025年11月のある朝〜2026年1月の中旬）
メッセージのお数	25メッセージ
継続のご相談	行政手続き書類のご送付の後、本件を担当する石材店からご相談者様へのご連絡のご確認まで

ご相談者様のお墓は、北海道函館市内に建つお墓です。
改葬許可証を市役所の支所に提出されようとされた段階で、お役場の方から 「まずは墓地行為申請書を出すように」 というご案内と、 「業者が分かっているはずですから、まずは業者にご相談ください」 というご案内を、続けてお受けになりました。
お電話を入れる前に、公式LINEへ書類のお順番をお尋ね頂いた——これが、ご相談のいちばん最初のお気持ちでした。

第1章：「まず墓地行為申請書を出すように言われたんですけど」｜役所のご案内のお伺いと、ご質問のご整理

最初のご相談が届いたのは、2025年11月のある朝の9時過ぎ。
ご相談者様は、公式LINEへお墓のお片付けのご相談の冒頭で、お役場の方からご案内を頂いた書類のお名前と、お墓のご契約のお順番について、ストレートにお尋ね下さいました。

墓じまいの件で伺いたいことがあります まず墓地行為申請書を出すように言われたんですけど… 契約したら、すぐに出せるものなのでしょうか？

——「墓地行為申請書を出すように言われた」というお役場の方からのご案内を、ご相談者様はお電話で2度お聞きになっていらっしゃいました。
お墓のご契約のお順番との関係——つまり、 業者をお決めになる前にこの書類を出すのか／お決めになったあとに出すのか ——が、ご相談者様にとっていちばん最初のご関心事でした。

私たちの担当からのご返信では、まず その「墓地行為申請書」というご案内が、どちらの役所から頂いたものか を、お伺いさせて頂きました。

ご相談ありがとうございます 正確にご回答いたしますためご質問させて頂きます

申請書を出すように言われたのはどちらからでしょうか？

——行政の書類の整理は、市区町村ごとに名称・運用が異なる場合があるため、 どちらの役所のご案内なのかを正確にお伺いしてから、書類の整理をご一緒にお進めする ——これが、墓じまいのご相談のご入り口で、私たちの担当が必ずお進めしているお流れです。

ご相談者様からは、 「市役所の支所に納骨堂への改葬許可証を提出したい旨をお伝えしたところ、まずは墓地行為申請書を出すように、と言われた」 というご事情を、お続けてお伺いいたしました。
お役場の方からのご案内は、お電話で2度お聞きになっており、同じご案内が繰り返されていた段階でした。

第2章：「分かりました、墓地工事申請のことですね」｜行政の書類の整理として中立にお伝え

ご相談者様からのお続きのお話のなかで、ご相談者様ご自身が、納骨堂の受入の条件についても、お役場や納骨堂のご担当の方にお確かめになっていらっしゃいました。

役場に埋葬許可書も聞いたんですけど、まずは電話で ぼちこうい申請書と言われて 業者が分かってるはずだからと、言われたんです

納骨堂には火葬許可書（改葬許可証、収蔵証明書、納骨証明書）のどれかで大丈夫です

役場の人が言うには 墓地こうい申請書には 工事受ける業者、工事期間、納骨先等が記入されるとの事でした

なので、まずはそちらに相談してくれとの事でした

——お役場の方からのご案内に 「工事を受ける業者・工事の期間・納骨先などが記入される」 という書類の中身のご共有もあり、 業者にご相談を頂きたい とご案内されている書類だということが、ご相談者様のお書き込みのなかで明らかになりました。
私たちの担当からのお続きのお返事では、書類のお名前を行政の書類の整理として中立にお伝えしました。

分かりました、墓地工事申請のことですね こちらは業者側が役所に提出するものですね

——お役場の方が 「ぼちこうい申請書」 と口頭でお伝えになったご書類は、行政の書類の整理としては 「墓地工事申請」 のことを指すご案内であった、ということを、 ご案内に評価を交えず にお伝えいたしました。

このお伝えのなかで、私たちの担当が特にお気をつけしたのは、 役所のご案内を「不明瞭」と評するのではなく、行政の書類の整理として中立にお伝えする ということでした。
墓じまいに関する行政手続きは、市区町村ごとに名称・運用・お順番が少しずつ異なる場合があります。
お役場の方は、その市区町村でお使いになっているお名前で口頭でご案内を下さるため、ご相談者様にとっては聞き慣れないお言葉に聞こえることがあります。
これは、お役場の方のご案内の問題ではなく、 行政の書類の名称が市区町村ごとに整理が必要な性質を持っている という事実関係です。

ご相談者様からは、 「そうなんですね、すいません」 という、ごく自然なお受け止めのご返信を頂きました。
書類のお名前の聞き間違いをご相談者様ご自身がお感じになり、お気にされていらっしゃいましたが、私たちの担当からのお続きのお伝えで、 「通常は改葬許可申請後、工事の前に業者側で手続きするものとなります」 という、業者側の書類の順番のご共有もあわせて、お伝えいたしました。

第3章：「もう業者はお決まりでしょうか？」｜業者選定のお引き受けと、お電話のお番号のお伺い

行政の書類の整理のお伝えに続いて、私たちの担当からは、業者選定の状況をお伺いいたしました。

もう業者はお決まりでしょうか？

——お役場の方からのご案内のなかで 「業者にご相談ください」 とお伝えされている書類のご相談だったため、業者選定の状況のお伺いが、お次の整理のポイントでした。
ご相談者様からは、 「まだ決まってないので／お願いしたいです」 という、業者選定のお引き受けのご希望のご返信を頂きました。

私たちの担当からは、お墓のご所在地・お墓のご状況などをお伺いし、ご相談者様にいちばん良い業者のご手配をお進めするため、お電話のお番号をお伺いいたしました。

ありがとうございます、お墓の場所など色々教えて頂きたく お手数ですがお電話番号を教えて頂けますでしょうか？

ご相談者様からは、お電話のお番号と、ご相談者様のお名前と、お墓のお家のお名前を、続けてお書き込み頂きました。
私たちの担当は、 担当の準備が整い次第ご連絡差し上げる お流れにお進みになることを、ご案内いたしました。

ありがとうございます、担当の準備が整い次第ご連絡差し上げます よろしくお願い致します

——この段階で、 業者選定のお引き受けのお預かり から、 担当の石材店のご手配 までのお流れに、ご相談はお進みになりました。
墓じまいの業者選定では、お墓のご所在地・お墓のご状況・ご相談者様のご希望のお流れに沿って、いちばん良いご対応ができる業者をご手配するご準備が必要です。
ご相談のお預かりの段階で、すぐにお電話を差し上げるのではなく、 業者のご手配のご準備を整えてから、お電話を差し上げる ——これが、私たちの担当が大切にしているお流れです。

業者選定のご準備のお流れで、私たちが大切にしているのは、次のお事項です。

• お墓のご所在地に応じた業者のご手配：お墓のご所在地・市区町村のお墓の運営方針・ご相談者様のお墓のご状況を踏まえた業者のお選びをご準備いたします
• お墓の運営方針のお調べ：指定の石材店制度のお有無・お寺様の檀家制度のお有無・重機の搬入のお可否などを、お墓のご運営のお知らせやお墓の管理事務所のお問い合わせでお調べいたします
• 担当の石材店のご準備が整ってからのお電話：お電話を差し上げるお時間に、担当の石材店のご準備が整っている状態で差し上げるお流れを、ご相談者様のお時間のご負担をお減らしするお気持ちから、いちばん大切にしております

第4章：「行政手続き書類の送付対応を頂きありがとうございました」｜行政の書類のご送付と、担当の石材店からのご連絡のご確認

最初のご相談から約2か月後、2026年1月の中旬。
ご相談者様からは、行政手続き書類のご送付のご対応をお進め頂き、私たちの担当からは、書類のご確認の項目があるため、本件を担当する石材店からご相談者様にご連絡を差し上げてよろしいかのご確認を、お伝えいたしました。

お世話になります、遅くなりましたが本年もよろしくお願い致します 先程お電話致しました件、お出になりませんでしたのでこちらでご連絡致します

先日は、行政手続き書類の送付対応を頂きありがとうございました 書類の中で、1点確認させて頂きたい項目があります

本件を担当します（担当の石材店）より、確認のご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか？
また、その際のご連絡先は（お電話のお番号）でよろしいでしょうか？

恐れ入りますが、よろしくお願い致します

——お電話のお番号の再確認と、 担当の石材店からのご連絡 のご了承のお伺いの段階で、本記事のLINEのやり取りはひと区切りとなりました。
この段階で、 業者選定のお引き受け から、 担当の石材店からのご連絡のお流れの整え までが、ご相談者様のご相談のお進めとして整っていらっしゃいました。

本件のお続きのお流れは、 担当の石材店からのご相談者様への直接のご連絡 を経て、お墓のご撤去のお見積り・お工事の段取りへとお進みになる段階です。
私たちの公式LINEのご相談ご継続のご意思は、 ご相談者様にお委ねしている 段階で、ありのままに公開させて頂きます。

場面	ご相談者様にお進め頂くこと	私たちのご対応
ご相談のご入り口	役所のご案内のお書き込み	行政の書類の整理として中立にお伝え
業者選定の段階	業者選定のご希望のお書き込み	担当の石材店のご準備
行政手続き書類の段階	行政手続き書類のご送付	書類のご確認の項目のお伺い
担当の石材店のご連絡の段階	お電話のご了承	担当の石材店からのご連絡のお取り次ぎ
お見積りの段階	お墓のご状況のご共有	担当の石材店からのお見積りのご提示

第5章：行政の書類の整理と、業者選定のご準備。
それが私たちの墓じまいのご相談の入り口

墓じまいのご相談の入り口で、私たちの担当がいちばん大切にお進めしているのは、 行政の書類の整理を中立にお伝えしてから、業者選定のご準備を整える ということです。
お役場の方からのご案内のお言葉が、ご相談者様にとって聞き慣れないお名前で口頭でお伝えされた場合でも、 行政の書類の整理としてどのお書類を指すのか をご一緒にお整理することで、ご相談者様にとっていちばんスムーズなお流れがご案内できるとお考えしております。

墓じまいのご相談の入り口で、私たちの担当が必ずお伝えしている行政の書類の主な整理は、次のようになります。

• 改葬許可申請：今のお墓のご遺骨を、別のお移り先（納骨堂・永代供養先・散骨など）にお移しになる場合に、ご相談者様ご自身（または委任を受けた業者）が役所に提出するご書類です
• 埋葬許可証（埋蔵証明書）：今のお墓の管理者様（お寺様・お墓の管理事務所）にお発行を頂く、ご遺骨が今のお墓に埋蔵されている旨のご証明のご書類です
• 受入証明書（収蔵証明書・納骨証明書）：ご遺骨のお移り先（納骨堂・永代供養先など）にお発行を頂く、お移り先がご遺骨をお預かりする旨のご書類です
• 墓地工事申請：お墓のご撤去のお工事の段階で、業者側が役所に提出するご書類です。
  お工事を受ける業者・お工事の期間・ご遺骨のお移り先などが記入される書類で、 業者側の書類 です

ご相談者様のお気持ちのなかで、 どの書類をご自身でお進め頂き、どの書類を業者側でお進めするのか を、ご相談のご入り口でお整理することが、墓じまいのお流れをご一緒にお整えする第一歩です。

役所のご案内のお言葉が、市区町村ごとに少しずつ異なるお名前でお伝えされる場合があります。
これは、お役場の方のご案内の問題ではなく、行政の書類の名称が市区町村ごとに整理が必要な性質を持っているという事実関係です。
お役場の方からのご案内をお持ちのご相談のお書き込みを頂いた場合は、 どちらの役所からのご案内か をお伺いしたうえで、 行政の書類の整理として中立にお伝えする ことを、いちばん大切にしております。

行政の書類の整理を中立にお伝えする。
それが、らくサポが大切にしていること

ここまで、北海道函館市内のお墓に建つお墓のお片付けをご検討のご相談者様と、2025年11月のある朝から2026年1月の中旬までの、約2か月間のLINEのやり取りを振り返ってまいりました。

墓じまいのご相談の入り口では、お役場の方からのご案内のお言葉が、ご相談者様にとって聞き慣れないお名前で口頭でお伝えされることがあります。
「ぼちこうい申請書」「墓地行為申請書」「墓地工事申請」——同じ書類を指していても、口頭でのお伝えと、行政の書類の整理としてのお名前は、少しずつ異なるお呼び方になることがあります。
このときに大切なのは、 役所のご案内を「不明瞭」と評するのではなく、行政の書類の整理として中立にお伝えする ということです。
お役場の方は、その市区町村でお使いになっているお名前で、ご相談者様に誠実にご案内を下さっています。
ご相談者様にとっての聞こえ方と、行政の書類の整理としてのお名前の対応を、評価を交えずにご一緒にお整理する——それが、ご相談者様にとっていちばんスムーズなお流れのご案内になります。

もし、同じように 「役所から、まずは○○の申請書を出すように言われた」「業者にご相談ください、とお役場の方から言われたけれど、業者の心当たりがない」 というご事情をお持ちの方は、まずはお気軽にお電話一本でご相談ください。
行政の書類の整理を、ご相談のご入り口でご一緒にお伝えさせて頂きます。
お電話が難しい方は、LINEからもお問い合わせ頂けます。
墓じまいのガイドブックも、無料でお送りしております。

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まずは状況を伺うところから、ご一緒にお話しさせていただきます。